Wann war noch einmal der Termin mit Herrn Müller? Was wollte Herr Maier in seinem Angebot berücksichtigt haben? Habe ich Frau Schmidt jetzt schon zurückgerufen? Das alles sind typische Fragen im Büroalltag. Dann wird hektisch in den Unterlagen auf dem Tisch gekramt und es werden die E-Mail-Korrespondenzen der letzten drei Monate durchsucht, bis die Antwort, hoffentlich vor dem Gespräch mit Herrn Müller, gefunden ist. Was aber, wenn ein Mitarbeiter krank wird und ein anderer Kollege zum Termin einspringen muss, es jedoch kein allgemeines Briefing zum Gesprächspartner gibt?
Auf dem Laufenden bleiben
Solche Fälle gibt es immer wieder – und das ist natürlich äußerst ärgerlich. Doch sie lassen sich mit einer Software, in der alle vorangegangenen Schritte abgespeichert werden, einfach vermeiden. Viele Projektmanagement-Tools bieten hier Lösung. So kann zum Beispiel von überall auf in einer Cloud abgespeicherten Dateien zugegriffen werden. Termine können dort ebenso wie Arbeitsaufträge eingetragen werden, so dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben, was das jeweilige Projekt angeht. Vor allem für Unternehmen, die viel mit Freiberuflern arbeiten, ist dies wichtig, denn nur so kann der Fortschritt eines Projekts von allen Seiten gesteuert und überwacht werden. Auch Änderungen sollten in einer Projektmanagement-Software problemlos vorzunehmen sein.
Schutz vor Datenklau
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. In der heutigen von Abhörskandalen beherrschten Zeit wird auf die Sicherheit von Daten mehr Wert gelegt als je zuvor. Die Lösung für den Wunsch nach Datensicherheit bietet die sogenannte End-to-End-Verschlüsselung. Hier werden die Daten sowohl auf dem eigenen Rechner als auch auf dem Server, auf dem sie schlussendlich abgespeichert werden, hinterlegt. Durch die verschlüsselte Übertragung und Abspeicherung haben Hacker wenig Chancen, sich die Daten zu Eigen zu machen auf die Inhalte zuzugreifen. Anbieter von Projektmanagement-Software haben diesen Trend erkannt und setzen deswegen vermehrt auf Verschlüsselung und Sicherheit für ihre Kunden. Unternehmen wie das deutsche Projektmanagement-Tool Stackfield haben sich beispielsweise die Datensicherheit auf die Fahne geschrieben und bieten eine sichere Software zahlreichen Funktionen an. Wer dem Chaos auf dem Schreibtisch entgehen möchte, sollte deswegen einmal in die Welt des Internets abtauchen und sich über eine sichere Projektmanagement-Software informieren.
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