Mit einer Telefonkonferenz ersetzen Sie kostspielige und zeitaufwendige Meetings vor Ort, ohne dabei an Qualität einzubüßen. Auch am Telefon können Sie in kleiner oder großer Runde einen produktiven Austausch organisieren, wenn Sie eine solche Konferenz richtig vorbereiten und durchführen. Hier gibt es ein paar wichtige Tipps.
Bereiten Sie die Konferenz gründlich und rechtzeitig vor
Die Basis für ein erfolgreiches Telefonmeeting legen Sie bereits im Vorfeld. Weisen Sie die Teilnehmer früh genug per Mail auf den Termin hin, sodass sie die Zeitspanne freihalten können. In dieser E-Mail informieren Sie auch über Inhalte und technische Details:
- Agenda: Verschicken Sie die Tagesordnung mit, sodass sich alle optimal für die Telefonkonferenz präparieren können. Erwarten Sie von einzelnen Teilnehmern besondere Beiträge, nehmen Sie am besten separat mit ihnen Kontakt auf und erläutern Sie die Aufgabe näher.
- Denken Sie an die technischen Aspekte: Beschreiben Sie, wie sich die Teilnehmer in das Meeting einloggen können, vergessen Sie die dafür eine möglicherweise erforderliche PIN nicht. Zudem erklären Sie wichtige Funktionen, zum Beispiel die Stummschaltung.
Wenige Tage vor der Telefonkonferenz erinnern Sie mit einer weiteren Mail an den Termin. Senden Sie eine aktualisierte Tagesordnung und nochmals die technischen Informationen mit.
Was Sie beim Telefonmeeting noch beachten sollten
Nur eine konsequente Gesprächsführung gewährleistet eine effiziente Konferenz. Ein Moderator sorgt für einen geordneten Ablauf. Einige Konferenzdienstleister bieten den Service, als Teilnehmer beim Moderator durch Tastendruck am Telefon oder per Internet Gesprächsbedarf anmelden zu können. Diese Möglichkeit sollten die Beteiligten nutzen, dann kann der Gesprächsleiter einen nach dem anderen aufrufen. Weitere wichtige Tipps:
- Jeder stellt sich bei seinem ersten Beitrag kurz vor. Das empfiehlt sich zumindest in größeren Runden oder bei Meetings, bei denen sich nicht alle kennen.
- Alle Beteiligten meiden störende Hintergrundgeräusche.
- Der Gesprächsleiter fertigt ein Gesprächsprotokoll an, fasst die bedeutendsten Punkte zusammen und verteilt Aufgaben. Diese Informationen versendet er per E-Mail.
Anbieter mit guten Leistungen wählen
Für professionelle Telefonkonferenzen benötigen Sie einen Dienstleister, bei dem Sie mit vielen Teilnehmern gleichzeitig kommunizieren können. Prüfen Sie die Kosten und den Leistungsumfang mehrerer Anbieter (wie zum Beispiel http://www.talkyoo.net/), um die für Ihre Bedürfnisse optimale Lösung zu finden.
Bildurheber: tsyhun – Fotolia
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